Cifras
Imprimir, firmar, escanear y reenviar: lo que todavía cuesta la vuelta en papel
Llega un PDF. Lo imprimes, lo firmas, lo escaneas y lo mandas de vuelta. Parecen cinco minutos, pero las encuestas que lo midieron suman semanas al año por empleado. Estas son las cifras, de dónde salen y lo que no cuentan.
En una encuesta de Adobe de 2022 a 1.500 empleados de grandes empresas del Reino Unido, cada persona perdía más de 28 días laborables al año en papeleo de poco valor como imprimir, firmar y escanear, e imprimía unas 450 páginas a la semana, con un coste estimado de 490 £ por persona. En una encuesta de la Mopria Alliance de 2019, el 26 % de quienes firman documentos dijo que era habitual recibir uno por vía electrónica, imprimirlo, firmarlo y escanearlo de vuelta. Casi toda esa vuelta se puede hacer en el móvil en un minuto, sin romper el documento.
Lo que encontraron las encuestas
| Dato | Quién y cuándo |
|---|---|
| Más de 28 días laborables al año perdidos por empleado en imprimir, grapar, firmar y escanear; 43 días en servicios financieros | Adobe, encuesta a 1.500 empleados de grandes empresas del Reino Unido, publicada en septiembre de 2022 |
| 450 páginas impresas por empleado a la semana, unas 490 £ por persona; 650 páginas y 718 £ entre los más jóvenes | La misma encuesta de Adobe |
| 6,8 horas a la semana en tareas administrativas como imprimir, rellenar formularios y perseguir firmas | Adobe, encuesta a 7.000 oficinistas europeos, diciembre de 2016 |
| Entre quienes firman documentos: el 43 % recibe papel y devuelve papel; el 26 % recibe un documento electrónico, lo imprime, lo firma y lo escanea; el 21 % lo recibe por vía electrónica y devuelve una copia en papel; solo el 10 % recibe papel y lo devuelve en digital. El 73 % de quienes devuelven un escaneo usa el escáner de la oficina | Mopria Alliance, Workflow Survey, mayo de 2019 |
| Más de 400.000 millones de PDF abiertos en productos Acrobat en un año | Adobe, 30 años de Acrobat, junio de 2023 |
| Casi 1,7 millones de clientes en un solo servicio de firma electrónica, Docusign | Informe anual de Docusign, ejercicio cerrado el 31 de enero de 2025 |
Léelas con cuidado. Casi todas salen de empresas que venden software de documentos o de firma, y varias tienen años. Las definiciones cambian: una cuenta todo el trabajo administrativo, otra solo imprimir y firmar. En lo que coinciden es en la dirección: mucha firma sigue pasando por el papel, y cada vuelta cuesta más de lo que parece.
Dónde se va el tiempo de verdad
La firma en sí son segundos. Lo demás es la vuelta alrededor:
- Encontrar una impresora que funcione, papel y tinta.
- Imprimir páginas que no vas a volver a usar, a menudo el contrato entero por una sola línea de firma.
- Escanear, casi siempre con una foto torcida o en un escáner compartido que te manda un archivo enorme.
- Reducir el archivo porque el correo rebota. Los límites reales son de 20 a 25 MB.
- Repetirlo cuando falta una página o sale torcida o ilegible.
Y por el camino se pierde algo que las encuestas no cuentan: un documento impreso y escaneado es una foto. Ya no tiene campos, ni texto que se pueda buscar, ni las firmas digitales que llevaba.
Por qué se sigue imprimiendo
- El PDF no es rellenable. Es la imagen plana de un formulario. Aun así se puede escribir encima.
- Miedo a romperlo. Quien ha visto una vez «firma no válida» no quiere volver a verlo. Con muchas apps, ese miedo está justificado: aquí el porqué y cómo evitarlo.
- «Hace falta una firma de verdad». A veces se exige firma con certificado, que una copia impresa tampoco da. Cómo firmar con certificado en el iPhone.
- Costumbre, y ninguna buena app en el móvil.
La vuelta, sin papel
- Abre el PDF desde Mail o Archivos en el móvil.
- Escribe en los campos, o toca donde va el texto en un formulario plano.
- Firma con el dedo, o con tu certificado si te lo piden.
- Guarda, comprueba que las firmas que ya había siguen válidas y devuélvelo desde la misma pantalla.
Eso es todo. Sin impresora ni escáner, y lo que mandas sigue siendo un documento de verdad: se puede buscar, se puede rellenar donde debe, y sus firmas validan.
Keepsign está hecha para esa vuelta en iPhone, iPad y Mac. Rellena cualquier formulario, también planos y XFA; firma a mano o con tu certificado; Keepsign guarda añadiendo, así que las firmas que ya trae el archivo siguen válidas, y te da un justificante que lo dice. Revisar antes de enviar comprueba los campos obligatorios vacíos y el tamaño antes de compartir. Rellenar, firmar y el justificante son gratis. Firmar sin romper.
Fuentes
- Startups Magazine, «UK employees waste 28 days a year collating, printing, and signing documents», 9 de septiembre de 2022, sobre una investigación de Adobe con 1.500 empleados: startupsmagazine.co.uk/article-uk-employees-waste-28-days-year-collating-printing-and-signing-documents
- Blog de Adobe, «European companies lose out due to poor document processes», 2 de diciembre de 2016: blog.adobe.com/en/publish/2016/12/02/european-companies-lose-out-due-to-poor-document-processes
- Mopria Alliance, «Mopria Workflow Survey Finds High Use Rate of Physical Paper», nota de prensa, mayo de 2019: mopria.org/Documents/MopriaWorkflowSurveyPressReleaseFinal.pdf
- Blog de Adobe, «Celebrating 30 years of digital transformation with Adobe Acrobat», 15 de junio de 2023: blog.adobe.com/en/publish/2023/06/15/celebrating-30-years-of-digital-transformation-with-adobe-acrobat
- Docusign, Inc., formulario 10-K del ejercicio 2025, presentado ante la SEC: sec.gov/Archives/edgar/data/1261333/000126133325000024/docu-20250131.htm